MailStore Server - E-Mail-Archivierung gemessen an den heutigen Anforderungen

Längst hat es sich als Standard-Kommunikationsmedium vor allem im beruflichen Zusammenhang etabliert, E-Mail fast täglich zur Korrespondenz mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten einzusetzen. Gleichzeitig verkörpert das E-Mail-Postfach im Unternehmen aufgrund seiner Nachhaltigkeit eine der umfassendsten Informationsressourcen für jeden Mitarbeiter. Dadurch werden E-Mails über viele Jahre gespeichert und gelten als durchsuchbare Wissenssammlung, welche über viele Jahre lang jeden Tag mitwächst. Für den Unternehmenserfolg ist es also entscheidend, wie zuverlässig diese Daten erhalten bleiben. Allerdings sind die E-Mail-Systeme in der Regel gar nicht für so gewaltig große Datenmengen ausgelegt.

Parallel zum weitergeführten E-Mail-System ist eine Datenbanklösung eine empfehlenswerte Ergänzung, da der Administrator nach der Archivierung über den Verbleib der älteren Daten entscheiden kann. So lassen sich die Datenmengen eindämmen.

Eine Speicherlösung auf einem Server, auf welchem die Postfachdaten auch über viele Jahre hinweg ohne dass der Rechner des jeweiligen Mitarbeiters drastisch verlangsamt wird aufbeahrt werden, klingt also unterm Strich nach einer nachvollziehbaren, logischen Konsequenz.
Hier kommt als eine der in Deutschland gängigsten E-Mail-Archivierungslösungen auf dem Markt ins Spiel: MailStore. Hierbei werden Kopien aller Mails in einem externen Archiv abgelegt und können zum Beispiel über eine nahtlose Integration in Outlook sehr schnell durchsucht sowie jederzeit auf diese zugegriffen werden. Die Lösung ist für nahezu alle E-Mail-Systeme geeignet und ist intuitiv bedienbar. Sogar Google Apps werden unterstützt.

Kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen setzen MailStore ebenso ein wie auch global agierende Unternehmen – mit über 35.000 Kunden in mehr als 100 Ländern zählt die Lösung zu den weltweit führenden, tausendfach erprobten Archiv-Systemen. Die integrierte Speichertechnologie hält die Kosten niedrig und Wartungen sind selten erforderlich.

Eine einzelne Server-Installation vermag problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend stark wachsende E-Mail-Volumen über Jahre hinweg effizient zu verwalten.

Auch Anforderungen an größere Ressourcendimensionen kann der skalierbare Archiv-Speicher gerecht werden, indem einfach ein zusätzlicher Speicher im Dateisystem generiert wird und sich so der Herausforderung flexibel anpasst.
Via De-Duplizierung auf MIME-Part Ebene werden identische Daten wie z.B. Anhänge oder Signaturen in E-Mails nur einmalig im Archiv abgelegt, was 30-70% weniger Speicherplatz belegt als zuvor im entsprechenden bzw. jeweiligen Postfach.
Dabei können alle ein- und ausgehenden Mails, bestehende Archive und ebenfalls alle dezentral gespeicherten E-Mail gemeinsam zentralisiert gesichert werden. So schützt das System auch vor Anwenderfehlern wie vor dem versehentlichen endgültigen Löschen von Nachrichten etc.

Rechtliche Aspekte

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller hierfür relevanten gesetzlichen Vorgaben und berücksichtigt auch gegebenenfalls zukünftige Änderungen für Österreich und die Schweiz. Außerdem wird MailStore regelmäßig dach IDW 880 zertifiziert.

Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen oder einem Rechtsstreit als Beweis. Die optimierte Durchsuchbarkeit erleichtert zudem diese Absicherung. Selbst externe Prüfer haben es leicht, da Accounts speziell dafür angelegt werden können und der Zugriff so besser gesteuert werden kann.

Weitere Informationen finden Sie auf der Herstellerseite oder fragen Sie doch einfach uns per E-Mail an vertrieb@megasoft.de