E-Mail Archivierung via GWAVA – erforderlicher Schutz Ihrer Betriebskorrespondenz
Der Gesetzgeber hat es bisher versäumt, für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung die Rechtsgrundlagen für die E-Mail-Archivierung zu vereinheitlichen. Was für die Post gilt, ist für E-Mail ebenso wichtig. Bei der täglichen regen E-Mail-Kommunikation und den etlichen Dateianhängen kommen einige E-Mail-Systeme an Leistungsgrenzen. Die Accounts pro Arbeitsplatz erreichen mittlerweile beachtliche Größen. Bislang wurden all diese Mails im Rahmen der Datenarchivierung mitgespeichert, um generell Systemausfällen vorzubeugen. Dabei wurden jedoch jedes Jahr riesige Datenmengen gesichert, die eigentlich nicht verändert wurden; hinsichtlich der umstrittenen privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz wird dieses Problem sogar noch größer und unübersichtlicher. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen und Behörden sinnvoll, „alte“ E-Mails in einem Archivierungssystem gesondert zu sichern, um das E-Mail-System geordnet zu gestalten sowie um das Volumen der jeweiligen Backups zu entlasten.
Generell gilt die zu erfüllende Aufbewahrungspflicht für E-Mails von mindestens zehn Jahren, beginnend am Ende des Kalenderjahres. Dies bedeutet für Unternehmen und Behörden, dass nicht nur die Archivierung, sondern auch die Löschung von E-Mails entsprechend den gesetzlichen Anforderungen organisiert werden muss. Und diese Anforderungen haben sich seit 2015 stark geändert:
Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevante Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen ab. Die GoBD erwarten, dass digitale Daten unverändert gespeichert werden.
Gerade in Zeiten, in denen Verträge zunehmend per E-Mail abgeschlossen oder geändert werden, können wirtschaftliche und rechtliche Beweislastrisiken nur mit einer stabilen E-Mail-Archivierung ausgeschlossen werden. Sowohl die E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder setzen eine Archivierungslösung voraus und auch die Bundes- und Landesrechnungshöfe werden zukünftig nach den eigenen Ankündigungen bei dem Thema genauer hinschauen. Sowohl Unternehmen als auch die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen haben die Pflicht, eine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung einzurichten, denn andernfalls drohen rechtliche Nachteile und Haftungsrisiken für die Geschäfts- und Behördenleitungen bis hin zu (in Sonderfällen) Freiheitsstrafen.
Den Anwendern sollte durch ein eigenes Archivsystem ermöglicht werden, zwischen den aktuellen und den noch aufzubewahrenden E-Mail-Dokumenten zu unterscheiden. Außerdem erhöht eine strukturierte Archivierung die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da unproduktive Suchzeiten nach E-Mails entfallen. Es ist also mitunter sehr ratsam, sich kurzfristig intensiv dieses Themas anzunehmen und trotz der teilweise unübersichtlichen Struktur der rechtlichen Vorgaben mit professioneller Unterstützung eine stabile E-Mail-Archivierung zu installieren.
Ein führender Anbieter von Archivierungs- und Data-Management-Lösungen ist die Firma GWAVA, zugehörig zu MICRO FOCUS. Die Software 'Retain' hilft mehr als 10 Millionen Nutzern weltweit, Speicherkosten zu reduzieren, Datenverlusten vorzubeugen, Compliance Richtlinien einzuhalten und die Unternehmensproduktivität zu verbessern - in der Cloud und on Premise. Retain, bestehend aus den Software-Komponenten Server, Index, Datenbank und Worker, ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamte Unternehmenskommunikation inklusive E-Mails, Social Media Kommunikation, mobilen Nachrichten und Instant Messages zentral zu archivieren. Die Lösung unterstützt verschiedene Plattformen wie Microsoft Exchange, Office 365, Lync, Micro Focus GroupWise, Gmail, Facebook, Twitter und mehr.
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